Одним из преимуществ использования таких офисных программ как Microsoft® Outlook®, Microsoft® Word® или Microsoft® Publisher® является возможность слияния документов, применяемая для автоматизации создания бланков писем. Можно печатать адреса на конвертах, составлять юридические документы, таблицы данных, каталоги, бланки деловых писем. С помощью слияния документов можно выводить на печать большое количество копий документа, которые будут отличаться только отдельными деталями (в каждой копии документа будут стоять разные имя и адрес). Но, допустим, Вам нужно не распечатать множество копий документов, а разослать по электронной почте. То есть, Вам необходимо отправить одинаковые сообщения группе людей, но так чтобы каждое письмо было адресовано лично, и информация в письме относилась только к конкретному получателю. Вот тут Вы столкнетесь с некоторыми проблемами. В программе MS Publisher возможность выполнять рассылку по электронной почте отсутствует. MS Word и MS Outlook имеют эту возможность, но со значительными ограничениями.

Недостатки рассылки документов из Microsoft Word и Microsoft Outlook при использовании слияния:

• При рассылке документов в виде простого текста, постоянно срабатывает система безопасности программы MS Outlook.


• Отсутствие возможности отправки электронных писем в формате RTF.


• При посылке документа в формате HTML, гиперссылки содержащиеся в документе в конечном итоге не работают.


• Отсутствует возможность отображать поля данных в теме письма (То есть, письма не могут содержать в теме письма, например, обращение по имени или фамилии).


• Невозможность автоматически прикреплять файлы к отправляемым письмам.

Mail Merge Toolkit является плагином к Microsoft Word, Microsoft Publisher и Microsoft Outlook, предоставляя Вам следующие возможности:

• Выполнять рассылку по электронной почте в формате HTML, RTF и GIF прямо из Microsoft Publisher.


• При отправке из MS Publisher в формате GIF можно задавать разные HTML-ссылки для участков изображения (технология image map).


• Выполнять рассылку по электронной почте в форматах HTML, RTF и текстовом из Microsoft Word и Microsoft Outlook без срабатывания системы безопасности и с сохранением работоспособности интернет-ссылок.


• При рассылки из любой программы есть возможность подставлять поля данных в тему письма, отправляя письма не только с персонализированным содержимым, но и темой.


• При рассылки из любой программы можно приложить к отправляемым письмам один или несколько файлов.

Для быстрого и простого создания рассылки, просто создайте документ, запустите Мастер Слияния из меню программы (в Microsoft Word команда меню Сервис Письма и рассылки Мастер слияния). Следуйте инструкциям Мастера, и на последнем шаге (Завершение слияния) выберите в области задач слияния пункт "Mail Merge Toolkit".

Диалоговое окно Mail Merge Toolkit во многом похоже на стандартное окно Microsoft Office "Составные письма". В этом окне, также как и в стандартном, Вы выбираете поле данных содержащее адреса получателей, задаете тему отправляемых писем (причем в Mail Merge Toolkit вы можете использовать подстановку поля данных также как и в тексте документа), определяете формат письма и выбираете, если необходимо, файлы, которые будут прикреплены к каждому письму.

Слияние при помощи Mail Merge Toolkit практически не отличается от стандартного, но дает Вам больше возможностей и работает более надежно. Оно не вызывает ложных срабатываний системы безопасности, есть возможность прервать рассылку, информационное окно Mail Merge Toolkit в процессе рассылки показывает Вам, сколько писем уже отправлено и сколько осталось отправить.

Mail Merge Toolkit поможет Вам распространять новости, информацию об обновлении продуктов, предоставит широкие возможности для организации маркетинговых компаний в сфере электронной почты, автоматизирует выписку и отправку счетов. Вы cможете создавать профессионально оформленные письма в формате HTML используя MS Word или MS Publisher и отправлять их непосредственно из этих программ.

Программа проста в использовании и очень эффективна.